Piano di compliance per PMI

Che cos’è un piano di compliance e perché è rilevante per una PMI?

martedì 25 novembre 2025

Team di comunicazione

Un piano di compliance è un sistema interno di norme, procedure e controlli progettato per garantire che un’azienda rispetti la legislazione vigente e operi in conformità con standard etici e di buona governance. La sua funzione principale è prevenire i rischi legali, rilevare eventuali violazioni e stabilire misure per evitarle o correggerle tempestivamente.

Sebbene questi programmi fossero tradizionalmente associati alle grandi corporation, oggi le PMI operano in un contesto in cui il controllo normativo è sempre più complesso: protezione dei dati, responsabilità penale dell’azienda, riciclaggio di denaro, rischi sul lavoro, fiscalità e relazioni con terzi. Questo rende fondamentale disporre di un sistema di compliance adattato alle dimensioni e alla realtà di ciascuna attività, come strumento chiave per ridurre i rischi, evitare sanzioni e proteggere la responsabilità degli amministratori.

È obbligatorio un piano di compliance per una PMI?

In Spagna non esiste una legge che obblighi in modo generale e automatico tutte le PMI a implementare un piano di compliance. Tuttavia, ciò non significa che possano ignorare gli obblighi normativi. Dopo la riforma dell’articolo 31 bis del Codice Penale, le aziende —incluse quelle piccole e medie— possono essere penalmente responsabili per i reati commessi dai loro amministratori, dipendenti o collaboratori se non hanno predisposto adeguate misure di prevenzione.

La normativa non richiede espressamente di avere un piano di compliance, ma solo le aziende che hanno implementato modelli organizzativi e gestionali efficaci possono essere esentate o vedere attenuata la propria responsabilità penale. In altre parole: non è obbligatorio per legge, ma è l’unico mezzo riconosciuto per evitare la responsabilità penale dell’ente qualora si commetta un reato all’interno dell’azienda.

Inoltre, esistono situazioni in cui la compliance diventa obbligatoria o “obbligatoria di fatto”:

Accesso agli appalti pubblici: molti capitolati richiedono di dimostrare politiche di compliance, misure di prevenzione dei reati e canali interni di segnalazione.
Settori regolamentati (finanziario, assicurativo, energetico, sanitario, trasporto valori, ecc.): la normativa settoriale impone l’adozione di controlli specifici.
Settori regolamentati (finanziario, assicurativo, energetico, sanitario, trasporto valori, ecc.): la normativa settoriale impone l’adozione di controlli specifici.
Ambiti specifici come protezione dei dati, prevenzione del riciclaggio, sicurezza sul lavoro o fiscalità: anche se non costituiscono una “compliance globale”, richiedono comunque politiche obbligatorie che solitamente vengono integrate nel programma.

Per tutto ciò, anche se la legge non impone un piano di compliance in modo universale, l’assenza di controlli interni lascia la PMI completamente esposta, sia alle sanzioni sia alla responsabilità penale dell’ente.

Rischi per una PMI che non dispone di un piano di compliance

L’assenza di un piano di compliance non implica solo il mancato rispetto delle buone pratiche; comporta un’esposizione diretta a rischi legali, economici e reputazionali che possono compromettere gravemente la continuità di una PMI. Tra i rischi più rilevanti si evidenziano:

Responsabilità penale dell’ente

Dalla riforma del Codice Penale, l’azienda può essere condannata per reati commessi al suo interno se non ha adottato adeguate misure di prevenzione. Tale responsabilità può comportare conseguenze molto gravi, come multe elevate, sospensione delle attività, chiusura dei locali o persino la dissoluzione giudiziale dell’azienda.

Responsabilità di amministratori e dirigenti

Gli amministratori sono tenuti a supervisionare e a stabilire meccanismi di controllo. La mancanza di misure preventive può essere considerata una violazione dei loro doveri e comportare responsabilità personali, sia penali che civili. Un piano di compliance dimostra diligenza e riduce in modo significativo questo rischio.

Sanzioni amministrative in ambiti specifici

La maggior parte delle PMI è soggetta a normative che richiedono controlli formali:

Senza adeguate politiche interne, l’azienda è esposta a sanzioni economiche che possono compromettere gravemente la sua stabilità.

Perdita di contratti o impossibilità di accedere a opportunità

Un numero sempre maggiore di clienti —soprattutto grandi aziende ed enti pubblici— richiede ai fornitori e ai subappaltatori di dimostrare l’esistenza di misure di compliance. Senza un sistema di compliance, la PMI rischia di essere esclusa da gare d’appalto o di perdere relazioni commerciali strategiche.

Danno reputazionale

Un incidente legale o una violazione interna può avere un impatto diretto sulla reputazione dell’azienda. Nei mercati competitivi, il deterioramento dell’immagine può tradursi in perdita di clienti, sfiducia da parte degli investitori e difficoltà nell’attrarre talenti.

Nel complesso, i rischi derivanti dal non disporre di un piano di compliance sono molto maggiori rispetto al costo e allo sforzo necessari per implementarlo, soprattutto per le PMI che puntano a stabilità, crescita e tutela legale.

Cosa deve includere un piano di compliance efficace per una PMI

Un piano di compliance per una PMI deve essere proporzionato, pratico e adattato alle sue dimensioni, risorse e attività. Non si tratta di replicare modelli tipici delle grandi corporation, ma di stabilire controlli realmente utili che permettano di prevenire efficacemente i rischi legali. Gli elementi essenziali da includere sono i seguenti:

1. Identificazione e valutazione dei rischi (mappa dei rischi)

Il primo passo consiste nell’analizzare le aree in cui l’azienda può essere esposta a violazioni: contrattualistica, rapporti con i fornitori, pagamenti, ambito lavorativo, fiscalità, dati, area penale, ecc. Questa analisi permette di dare priorità ai rischi e definire misure proporzionate per mitigarli.

2. Codice etico e politiche interne

Il piano deve includere un insieme di norme chiare che guidino il comportamento di dirigenti e dipendenti. Comprende principi etici, regole di condotta, politiche anticorruzione, uso appropriato delle risorse e criteri per i rapporti con terzi.

3. Procedure operative e controlli interni

Sono i meccanismi che regolano le attività sensibili:

Queste procedure permettono di garantire che le decisioni vengano prese in conformità con la legge e con gli standard interni.

4. Canale interno di segnalazione (whistleblowing)

Obbligatorio per le aziende con più di 50 lavoratori e consigliato per qualsiasi PMI, consente di rilevare irregolarità prima che producano conseguenze. Deve essere confidenziale, accessibile e gestito in conformità con la Legge 2/2023 che regola la protezione degli informatori.

5. Formazione e sensibilizzazione del personale

Un piano di compliance è efficace solo se le persone che fanno parte dell’azienda conoscono i propri obblighi. La formazione periodica aiuta a prevenire i rischi e a generare una vera cultura del rispetto delle norme.

6. Supervisione e monitoraggio continuo

Il piano deve prevedere meccanismi di verifica che permettano di accertare se le politiche vengono effettivamente rispettate e se i controlli funzionano correttamente. Ciò include audit interni, revisioni periodiche e il monitoraggio da parte di responsabili designati.

7. Revisione e aggiornamento del modello

La compliance non è un documento statico. Deve essere aggiornata quando cambiano le leggi, la struttura dell’azienda o le sue attività. La revisione periodica garantisce che il modello continui a essere efficace e adeguato alle esigenze della PMI.

Un piano ben progettato non solo riduce i rischi, ma migliora anche l’organizzazione interna, professionalizza la gestione e aumenta la fiducia di clienti e fornitori.

Vantaggi di implementare un piano di compliance in una PMI

Sebbene non tutte le PMI siano obbligate a implementare un piano di compliance, disporre di un sistema di conformità adattato apporta benefici concreti e misurabili che rafforzano l’azienda su diversi livelli: giuridico, operativo e reputazionale.

Riduzione del rischio penale e amministrativo

Il beneficio più rilevante è la protezione dalla responsabilità penale dell’ente. Un piano di compliance efficace è l’unico strumento riconosciuto dal Codice Penale per ridurre o addirittura esonerare la responsabilità dell’azienda in caso di reato. Inoltre, aiuta a evitare sanzioni amministrative in ambiti quali protezione dei dati, fiscalità, prevenzione dei rischi sul lavoro o normativa settoriale.

Professionalizzazione e ordine interno

Un buon sistema di compliance aggiunge struttura, chiarezza e ordine ai processi interni. Ciò facilita il processo decisionale, riduce gli errori operativi, migliora la comunicazione interna e offre maggiore trasparenza in aree sensibili come pagamenti, assunzioni e relazioni con i fornitori.

Maggiore fiducia da parte di clienti, fornitori e investitori

Le aziende che dimostrano una solida cultura della compliance generano maggiore credibilità nel loro ambiente imprenditoriale. Ciò è particolarmente importante per le PMI che cercano di entrare nelle catene di fornitura di grandi aziende, collaborare con enti pubblici o accedere a finanziamenti.

Vantaggio competitivo rispetto ad altre aziende del settore

Un numero sempre maggiore di organizzazioni apprezza che i propri partner commerciali dispongano di sistemi di compliance. Per molte PMI, questo può diventare un elemento distintivo che apre la porta a opportunità altrimenti inaccessibili.

Prevenzione dei conflitti legali e lavorativi

La compliance aiuta a prevenire situazioni di rischio che potrebbero sfociare in contenziosi, reclami da parte dei dipendenti, problemi contrattuali con i fornitori o violazioni operative. Prevenire questi conflitti comporta un risparmio significativo in termini di tempo e costi.

Miglioramento della reputazione aziendale

Una solida politica di compliance proietta l’immagine di un’azienda responsabile, seria e impegnata nelle buone pratiche. In settori competitivi, questa percezione è fondamentale per costruire relazioni stabili e durature.

Quando è consigliabile implementarlo anche se non è obbligatorio?

Sebbene il piano di compliance non sia obbligatorio per tutte le PMI, esistono numerosi scenari in cui la sua implementazione è particolarmente consigliabile e, nella pratica, rappresenta un elemento chiave di protezione e competitività aziendale.

Aziende che cercano di crescere o accedere a nuovi mercati

Quando una PMI è in fase di espansione, cerca nuovi clienti o apre nuove linee di business, dimostrare una cultura della compliance offre stabilità e maggiore fiducia a potenziali partner, fornitori o investitori.

PMI che lavorano con grandi aziende o in catene di fornitura esigenti

Molte aziende richiedono ai loro partner standard minimi di compliance, politiche anticorruzione o sistemi di controllo interno. Senza un piano di compliance, la PMI può essere esclusa da opportunità strategiche.

Aziende che partecipano a gare pubbliche

Gli enti pubblici tendono a valutare positivamente —e in alcuni casi a richiedere— l’esistenza di politiche di compliance, canali interni di segnalazione e controlli preventivi. Disporre di un sistema di compliance può fare la differenza tra vincere o perdere una gara d’appalto.

Aziende soggette a normative specifiche

Settori come quello finanziario, assicurativo, dei trasporti, della consulenza, immobiliare, alimentare, sanitario o tecnologico sono spesso soggetti a obblighi aggiuntivi. In queste attività, un piano di compliance aiuta a coordinare le politiche interne obbligatorie (dati, lavoro, prevenzione dei rischi, fiscalità, ambiente, ecc.) e riduce significativamente il rischio di sanzioni.

PMI con un volume crescente di dipendenti o di attività interna

Man mano che l’azienda cresce, aumenta la probabilità di conflitti lavorativi, errori operativi o comportamenti irregolari. La compliance stabilisce regole chiare e meccanismi di rilevamento precoce che aiutano a preservare la stabilità interna.

Aziende familiari o attività in cui la gestione è concentrata in poche persone

In questo tipo di strutture, un sistema di compliance offre una protezione aggiuntiva ad amministratori e dirigenti, rafforzando la dovuta diligenza e tutelando la responsabilità personale.

In tutte queste situazioni, implementare un piano di compliance non è solo consigliabile, ma rappresenta un elemento preventivo essenziale per proteggere la continuità aziendale e migliorarne la competitività.

Compliance in una PMI con GRÀCIACALBET

Implementare un piano di compliance in una PMI non è solo una questione di conformità normativa: è uno strumento strategico per rafforzare l’azienda, ridurre i rischi legali e trasmettere un’immagine professionale e affidabile. Sebbene la legge non imponga in modo generale di disporre di un programma di compliance integrale, la realtà aziendale e le richieste di clienti, fornitori e amministrazioni rendono sempre più necessario dotarsi di solidi meccanismi di prevenzione e controllo interno.

Un buon sistema di compliance, adattato alle dimensioni e all’attività della PMI, permette di anticipare i problemi, evitare sanzioni, proteggere la responsabilità degli amministratori e garantire che l’azienda operi in conformità agli standard richiesti oggi dal mercato.

Se la tua azienda ha bisogno di valutare i propri rischi legali, strutturare politiche interne o implementare un piano di compliance affidabile e proporzionato, il team di GRÀCIACALBET può aiutarti a farlo con rigore giuridico e piena adattabilità alla tua attività. Una consulenza specializzata è la chiave per disporre di un modello efficace e allineato alle esigenze attuali.